Algemene gebruiks- en verkoopvoorwaarden

Versie van 02/11/2026

Dit is een vertaling. Bij een verschil tussen de versies geldt de Franse tekst: version française.

Deze voorwaarden regelen het gebruik van de software KYNA door professionals.

Artikel 1 — Partijen

KYNA wordt uitgegeven door [UITGEVER: naam, rechtsvorm, KBO-nummer en zetel in te vullen], bereikbaar op [email protected] (“de Uitgever”). De “Klant” is de zelfstandige of de onderneming die de dienst gebruikt voor haar beroepsactiviteit. De dienst is niet bestemd voor consumenten.

Artikel 2 — Dienst

KYNA is online beheersoftware: klanten, werven, offertes, bijakten, facturen, foto's en back-ups. De software werkt in de browser, op computer en smartphone, ook zonder verbinding; de gegevens worden gesynchroniseerd zodra de verbinding terug is. De Uitgever kan de functies laten evolueren; hij verwittigt de Klant minstens 30 dagen vóór het schrappen van een essentiële functie.

Artikel 3 — Account

De Klant verstrekt juiste informatie en houdt zijn aanmeldgegevens geheim. Hij is verantwoordelijk voor wat er gebeurt met zijn accounts en die van zijn medewerkers. Hij verwittigt de Uitgever onmiddellijk bij ongeoorloofd gebruik.

Artikel 4 — Verantwoordelijkheid van de Klant voor zijn documenten

KYNA berekent de bedragen en stelt wettelijke vermeldingen voor, maar de Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de inhoud van zijn offertes en facturen: prijzen, toegepaste btw-tarieven, vermeldingen, naleving van zijn fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, bewaring van zijn stukken. De Klant laat zijn modellen best nakijken door zijn boekhouder. Sinds 1 januari 2026 moeten facturen aan Belgische btw-plichtige ondernemingen via het Peppol-netwerk worden verstuurd. KYNA maakt het elektronische bestand in het formaat Peppol BIS 3.0; zolang rechtstreeks versturen via Peppol niet in zijn formule zit, verstuurt de Klant dit bestand via het Peppol-toegangspunt van zijn keuze of via zijn boekhouder, en blijft hij verantwoordelijk voor die verzending.

Artikel 5 — Prijs en betaling

Tijdens de testfase is de dienst gratis. Daarna wordt de formule “Essentieel” (de software) aangeboden; de formule “Pro” (de software en het geautomatiseerde telefonische antwoordapparaat, met een aantal inbegrepen minuten per maand; extra minuten aangerekend tegen het vermelde tarief) volgt zodra ze beschikbaar is. Lanceringsprijs: de Klant die op “Essentieel” intekent als een van de eerste 50 betalende klanten, of uiterlijk op 30 juni 2027, behoudt de lanceringsprijs van € 19 excl. btw per maand (of het equivalent per kwartaal of per jaar) zolang zijn abonnement niet is opgezegd; de clausule over prijsverhogingen hieronder geldt niet voor die prijs. De prijzen zijn die op de website op de dag van de inschrijving, exclusief btw, vooraf te betalen per maand, per kwartaal of per jaar, naar keuze van de Klant (betaling per kwartaal en per jaar geeft recht op een korting die op de website staat). Een gratis proefperiode van 30 dagen eindigt zonder kosten of verbintenis als de Klant niet inschrijft. Een prijsverhoging wordt minstens 60 dagen vooraf aangekondigd; de Klant kan dan opzeggen voor ze ingaat. Bij niet-betaling 15 dagen na een herinnering kan de toegang beperkt worden tot het raadplegen en exporteren van de gegevens.

Artikel 6 — Duur en opzegging

Het abonnement wordt stilzwijgend verlengd voor dezelfde periode. Elke partij kan het op elk moment beëindigen, met ingang op het einde van de betaalde periode, zonder kosten. De Uitgever kan onmiddellijk opzeggen bij onrechtmatig gebruik of een ernstige tekortkoming, na een ingebrekestelling die 8 dagen zonder gevolg bleef.

Artikel 7 — Gegevens van de Klant

De ingevoerde gegevens (klanten, documenten, foto's) behoren toe aan de Klant. Hij kan ze op elk moment exporteren, zonder kosten. Na het einde van het contract blijven ze 60 dagen exporteerbaar en worden ze binnen de 30 dagen daarna van de servers gewist, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld door de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze voorwaarden.

Artikel 8 — Beschikbaarheid en back-ups

De Uitgever doet zijn best om de dienst permanent beschikbaar te houden (middelenverbintenis), behalve bij aangekondigd onderhoud en storingen bij de hostingpartners. Tijdens de testfase activeert de Klant de automatische back-up op zijn eigen computer, zoals aanbevolen in de app.

Artikel 9 — Aansprakelijkheid van de Uitgever

De Uitgever is aansprakelijk voor zijn bewezen fouten. Hij is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade (verlies van omzet of klanten, fiscale boete door de inhoud van een document). Zijn totale aansprakelijkheid is beperkt tot de bedragen die de Klant betaalde in de 12 maanden vóór het schadeverwekkende feit. Deze beperkingen gelden niet bij bedrog, opzettelijke fout of zware fout.

Artikel 10 — Intellectuele eigendom

De software, het merk KYNA en de website blijven eigendom van de Uitgever. De Klant krijgt een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement.

Artikel 11 — Geautomatiseerde hulp

De hulpfuncties (dictee, begrijpen van zinnen, voorstellen van taken, offertes en vertalingen) geven voorstellen die de Klant nakijkt vóór elke verzending. Berekeningen van bedragen en btw worden er nooit aan toevertrouwd. Het begrijpen van zinnen en het vertalen gebeuren op het toestel. Het dictee gebruikt de spraakherkenning van de browser: afhankelijk van de browser (bijvoorbeeld Chrome) kan het geluid verwerkt worden door de servers van de uitgever van de browser, onder diens voorwaarden; een Klant die dat niet wil, kan typen. De gegevens van de Klant worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Artikel 12 — Elektronische handtekening

De handtekening op het scherm of via een link is een gewone elektronische handtekening: de naam van de ondertekenaar, de datum, het uur en de vingerafdruk (hash) van het document worden bewaard. Tussen professionals geldt ze als schriftelijk akkoord; voor een consument is ze een bewijselement dat de rechter beoordeelt. Bij een hoog bedrag of een waarschijnlijk geschil kan de Klant daarnaast een handtekening op papier of met de elektronische identiteitskaart vragen.

Artikel 13 — Geautomatiseerd telefonisch antwoordapparaat (formule Pro)

Als deze functie geactiveerd is, beantwoordt een Belgisch nummer de oproepen die de Klant niet opneemt: een bericht meldt dat de oproep door een geautomatiseerde assistent wordt behandeld en kan worden opgenomen, daarna wordt de vraag uitgeschreven en voor de Klant samengevat. De Klant kiest of de opname geactiveerd wordt, informeert zijn gesprekspartners (het onthaalbericht doet dat) en beslist over de bewaartermijn (standaard 30 dagen). De samenvatting blijft een voorstel dat moet worden nagekeken.

Artikel 14 — Wijziging van de voorwaarden

De Uitgever kan deze voorwaarden wijzigen mits hij de Klant minstens 30 dagen vooraf verwittigt; de nieuwe versie wordt in de app ter aanvaarding voorgelegd. Een Klant die weigert, kan kosteloos opzeggen vóór de inwerkingtreding.

Artikel 15 — Toepasselijk recht en geschillen

Het Belgische recht is van toepassing. De partijen zoeken eerst een minnelijke oplossing. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de zetel van de Uitgever bevoegd.