Contrat de traitement des données (RGPD, article 28)
Version du 02/11/2026
Ce contrat encadre la façon dont KYNA traite, pour vous, les données de vos clients.
1. Rôles et objet
L'artisan décide des données qu'il garde sur ses clients : il est responsable du traitement. [ÉDITEUR : nom, forme juridique, n° BCE et siège à compléter] les héberge et les traite uniquement pour faire fonctionner KYNA : il est sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Ce contrat fait partie des conditions générales et s'applique pendant toute la durée d'utilisation de KYNA.
2. Description du traitement
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Personnes concernées | Clients et prospects de l'artisan, leurs contacts, collaborateurs de l'artisan utilisant KYNA |
| Données | Identité, coordonnées, adresses de chantier, n° TVA, contenu des devis, avenants et factures, paiements, photos de chantier, signatures dessinées (nom, date, heure, empreinte du document), demandes déposées par les clients via le lien de l'artisan, planning et heures de l'équipe, dépenses de chantier, notes ; avec la formule Pro : enregistrements, transcriptions et résumés des appels reçus |
| Données sensibles | Aucune prévue. Le Client s'engage à ne pas en saisir (santé, opinions…) |
| Opérations | Hébergement, synchronisation entre appareils, sauvegarde, génération de documents, envoi à la demande du Client, effacement |
| Lieu | Union européenne (Irlande) ; copie sur les appareils du Client |
3. Engagements du sous-traitant
- traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client, c'est-à-dire l'utilisation qu'il fait de KYNA, et le prévenir si une instruction lui semble contraire au RGPD ;
- garantir la confidentialité : seules les personnes qui en ont besoin y accèdent, sous engagement de confidentialité ;
- appliquer les mesures de sécurité de l'annexe 2 ;
- n'engager un autre sous-traitant qu'aux conditions de l'article 4 ;
- aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits, notamment par l'export et la suppression des fiches ;
- notifier au Client toute violation de données dans les 48 heures après en avoir eu connaissance ;
- aider le Client pour les analyses d'impact et la consultation de l'Autorité, si nécessaire ;
- en fin de contrat, permettre l'export puis effacer les données, sauf obligation légale de conservation ; le Client peut lui-même tout effacer à tout moment (« Supprimer mon compte ») ;
- mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ce contrat et accepter un audit raisonnable, annoncé 30 jours à l'avance, au plus une fois par an, aux frais du Client.
4. Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise ceux de l'annexe 1. Tout ajout ou remplacement est annoncé 30 jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime et, à défaut d'accord, résilier sans frais. Chaque sous-traitant est tenu par contrat aux mêmes obligations.
5. Obligations du Client
Il dispose d'une base légale pour les données qu'il saisit, informe ses propres clients, ne saisit que les données nécessaires et protège l'accès à ses appareils et comptes.
Annexe 1 — Sous-traitants ultérieurs
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Supabase Inc. (sur Amazon Web Services) | Base de données, comptes, stockage des photos | Irlande (UE) |
| Cloudflare Inc. | Diffusion du site et de l'application | Réseau mondial ; aucune donnée client stockée |
| HeiGIT gGmbH (openrouteservice) | Calcul des distances et du temps de route des devis : seulement les adresses de départ, d'arrivée et des arrêts, envoyées par le serveur de KYNA (jamais le nom du client ni l'adresse IP de l'appareil), rien n'est gardé | Allemagne (UE) |
| OVH SAS | Nom de domaine et transfert des e-mails envoyés à [email protected] | France (UE) |
| Sendinblue SAS (Brevo) | Envoi des e-mails de connexion et de réinitialisation du mot de passe, alertes et réponses du support | Union européenne (France) |
| Anthropic PBC (IA Claude), seulement si l'assistante IA est activée | Réponses de l'assistante d'aide aux questions tapées par l'utilisateur (aucune donnée de clients n'est transmise par KYNA) | États-Unis : clauses contractuelles types de la Commission européenne ; pas d'entraînement des modèles sur ces données (conditions commerciales de l'API) |
Seront ajoutés, avec préavis de 30 jours, quand ils seront choisis : prestataire de paiement de l'abonnement, point d'accès Peppol, et pour la formule Pro, l'opérateur téléphonique et le service de reconnaissance et de synthèse vocale du répondeur (hébergement dans l'Union européenne privilégié ; sinon, clauses contractuelles types).
Annexe 2 — Mesures de sécurité
- Chiffrement des échanges (HTTPS) et des données stockées chez l'hébergeur.
- Séparation des entreprises vérifiée par le serveur (règles d'accès ligne par ligne), testée automatiquement.
- Rôles : patron, bureau, ouvrier ; l'ouvrier ne voit ni prix, ni devis, ni factures.
- Factures émises non modifiables et non supprimables ; journal des modifications.
- Mots de passe de 12 caractères minimum ; double vérification par code disponible pour chaque compte : une fois activée, le serveur refuse l'accès aux données sans le code ; clés secrètes jamais présentes dans l'application.
- Administration de KYNA : accès limité à une liste nominative, double vérification obligatoire, chaque consultation journalisée (journal non modifiable, 12 mois) ; l'administrateur voit des compteurs, jamais le contenu des clients, devis et factures.
- Purge automatique quotidienne des données devenues inutiles (demandes traitées, liens de signature non utilisés, invitations expirées, rapports d'erreur anciens).
- En-têtes de sécurité du navigateur (politique de contenu stricte, interdiction d'affichage dans un cadre, HTTPS obligatoire).
- Photos réduites, sans coordonnées GPS.
- Sauvegarde possible chez le Client ; sauvegarde serveur quotidienne à l'ouverture des offres payantes.
Acceptation
Ce document est accepté en cochant, dans l'application KYNA, la case « J'ai lu et j'accepte les conditions générales, la politique de confidentialité et le contrat de traitement des données de KYNA ». La version acceptée et la date sont enregistrées dans votre compte. Vous pouvez demander une copie de votre acceptation à [email protected].